员工交替签收送货单引纠纷 法院认定职务行为公司担责

四川法治报全媒体记者 曾昌文

近日，成都中院对一起因多名采购人员交替签收送货单引发的买卖合同纠纷案作出二审判决，驳回上诉，维持一审判决：某科技公司须向某建材经营部支付剩余货款38198.6元及逾期违约金，驳回建材经营部对某新材料公司及三名采购人员个人的连带责任请求。

初创企业采购不规范埋下纠纷隐患

某科技公司于2024年6月注册成立，厂房与办公室同步开展装修改造。2024年5月至2025年1月期间，某建材经营部持续向该公司供应五金配件、工具及装修辅材。因处于初创阶段，公司采购系统尚未搭建完善，先后由杨某某、钟某某、冉某某三名人员负责对外采购，三人依次接替采购岗位。货物有时由采购员到经营部自提，有时由经营部送货上门，由采购员或其他员工在送货单上签字确认。部分物资收货后直接投入工地使用，未完成规范入库流程。

交易期间，建材经营部定期整理月度对账单，通过微信发送给在岗采购人员核对。采购人员虽表示工作繁忙未能及时对账，但从未对供货金额提出异议。后某科技公司及关联企业某新材料公司先后支付两笔货款合计27729.2元，剩余款项迟迟未结清。建材经营部多次通过微信及上门方式向公司负责人催收，对方以单据尚未补录公司内部系统为由拖延支付。协商无果，建材经营部诉至邛崃市法院，要求某科技公司支付剩余货款及违约金，并要求某新材料公司承担连带责任、三名采购人员承担给付责任。

法院逐笔核对送货单，厘清职务行为与个人行为界限

庭审中，某科技公司辩称，公司内部采购制度要求必须有审批订购清单和入库单才认可有效采购，案涉送货单仅有员工签字，无公司盖章和审批手续，不能证明买卖关系成立，签字行为属员工个人行为，公司不应承担付款责任。

案件审理难点在于：多名采购人员先后入职、离职交替签收货物，部分物资无入库记录，缺少书面采购合同，如何区分个人收货行为与公司职务行为？供货总金额又该如何核实认定？

承办法官对数百张送货单逐一核对，甄别每一张单据上的签收人员身份，查清杨某某、钟某某、冉某某完整入职、离职时间，理清三人岗位接替的完整时间线。同时结合微信聊天记录、离职申请表、工作交接单等证据查明，三名人员均系某科技公司采购岗位工作人员，采购五金、装修辅材系根据公司厂房、办公室装修实际需要，受公司管理层安排开展；部分送货单还有公司法定代表人、经理、库管等其他工作人员签字确认收货。钟某某离职交接时，已将建材经营部未结货款事项向公司书面交接；冉某某也向公司老板汇报过对账事宜。

审理过程中，法庭前往某科技公司现场调取系统入库资料，但调取的系统记录并不能完整对应建材经营部的全部供货；法庭责令某科技公司提交两名采购员离职交接材料，公司却以“可能没有”“材料找不到”为由拒绝提交。法院结合其他查明事实，依法认定由某科技公司承担举证不能的不利后果。

法院认定：内部采购流程不能对抗善意供货方

法院认为，企业内部采购管理制度仅约束公司内部员工，不能对抗外部交易相对方。建材经营部提交的送货单原件、微信沟通记录、部分已付款凭证，足以证实双方成立事实买卖合同关系。三名人员以公司名义，为公司厂房、办公室装修开展采购、签收货物，属于履行职务行为，相应法律后果应由某科技公司承担。承办法官逐张核验送货单，纠正单据记载笔误，对当事人主动抹零处分自身权益部分予以尊重，最终核算出总供货金额65927.8元，扣减已支付的27729.2元，尚欠货款38198.6元。

关于违约金，法院综合考虑经济形势及过错原因，酌定按LPR1.5倍即年利率4.5%计算。关于某新材料公司的责任，法院认为其代付货款行为仅系代为付款，建材经营部未举证证明其作出债务加入的意思表示，故不承担连带责任。关于三名采购人员，建材经营部在一审中变更诉讼请求，不再要求三人承担给付责任，系对自身权利的处分，法院予以照准。

一审宣判后，某科技公司不服，向成都中院提起上诉，坚持认为双方不存在买卖合同关系，应由签字的三名个人承担付款责任。成都中院二审查明事实与一审一致，认为采购员履职采购属于职务行为，内部采购流程不能对抗善意供货方，一审对货款金额、逾期违约金认定符合法律规定，遂判决驳回上诉，维持原判。

法官说法：初创企业应完善采购交接制度

该案一审承办法官杨琪表示，初创企业制度建设不完善，常出现员工交替履职、流程不规范的情形。采购人员在履职范围内以公司名义对外采购物资，即便没有完成内部申购、入库流程，只要货物实际用于公司经营，该职务行为的法律后果就应由企业承担。企业不能以自身内部管理疏漏、系统未补录单据为由拒绝向善意供货方支付货款。同时提醒广大建材、物资供应商，交易过程中尽量签订书面买卖合同，供货时完善收货确认手续，留存送货凭证和沟通记录，及时开展对账结算；企业则应完善采购、入库、交接制度，人员离职时做好供应商债务梳理交接，减少商事交易风险。